Запись клиентов в праздники: готовим календарь к осенним праздникам

Праздники месяца тишрей — осенние еврейские праздники — самое загруженное и запутанное время года для бизнесов, которые работают по записи. За несколько недель подряд идут Рош ха-Шана, Йом Кипур и Суккот — с кануном каждого праздника, с Холь ха-моэд (полупраздничными днями Суккота) и с днями, когда половина клиентов хочет прийти «прямо перед праздником», а вторая половина в отпуске. Запись клиентов в праздники без подготовки почти всегда приводит к одному результату: записи на закрытый день, бесконечные звонки и разочарованные клиенты. В этой статье составим упорядоченный план работы, праздник за праздником, чтобы календарь работал на вас и в это время.

Начать заранее: когда готовить календарь

Частая ошибка — начать думать о праздниках за неделю до Рош ха-Шана. К этому моменту клиенты уже записались, причём некоторые — на дни, когда бизнес вообще не работает. Подготовку стоит начать хотя бы за несколько недель до первого праздника и ответить на несколько вопросов:

• В какие дни бизнес полностью закрыт?
• В какие дни работа идёт по сокращённому графику, например в канун праздника?
• Вся ли команда работает в Холь ха-моэд или только часть?
• Какие дни, скорее всего, будут самыми загруженными?

Только когда картина ясна, её переносят в календарь.

Синхронизация израильских праздников с календарём, праздник за праздником

В OverTor израильские праздники можно синхронизировать прямо с календарём, по одному. Преимущество отдельной синхронизации каждого праздника в том, что не каждый бизнес закрывается на все праздники одинаково. Барбершоп может закрыться на Рош ха-Шана и Йом Кипур, но работать в Холь ха-моэд Суккота. Персональный тренер, возможно, захочет работать и в часть дней, когда другие закрыты.

Рекомендации по синхронизации:

1. Пройти по каждому празднику отдельно и решить, добавлять ли его как блокировку.
2. Обратить внимание на кануны праздников. Часто закрывают не весь день, а просто заканчивают раньше. Стоит заранее решить, до какого часа идёт работа в канун праздника, и убедиться, что календарь это отражает, чтобы клиенты не записались на время, когда бизнес уже закрыт.
3. Проверить календарь после синхронизации и убедиться, что на закрытые дни не осталось существующих записей. Если они есть, стоит заранее связаться с этими клиентами и подобрать новое время.

Блокировки и отпуска команды

Осенние праздники — это ещё и время, когда сотрудники берут отпуск. В бизнесе с несколькими сотрудниками у каждого свой календарь и свои смены, поэтому блокировки можно ставить на уровне сотрудника, а не только всего бизнеса.

Например, в барбершопе с двумя барберами: один уходит в отпуск на неделю Суккота, а второй работает. Вместо того чтобы закрывать весь бизнес, блокировка ставится только в календаре того, кто в отпуске. Клиенты по-прежнему видят свободное время у второго барбера, и бизнес продолжает зарабатывать. Больше советов по управлению сменами — в нашем руководстве про управление командой и сменами.

Загруженные дни: горизонт записи и раннее открытие

Дни перед Рош ха-Шана и перед Суккотом обычно самые востребованные в году. Все хотят подстричься, сделать маникюр или уход за лицом перед праздником. Здесь в дело вступает горизонт записи, то есть то, за сколько времени вперёд клиенты могут записаться.

Возможны два подхода:

• Открыть календарь заранее. Если обычный горизонт записи — две недели, перед праздниками стоит подумать о том, чтобы увеличить его: тогда постоянные клиенты смогут вовремя занять своё время и не будут искать место в последний момент.
• Открывать постепенно, по мере заполнения. Постепенное открытие календаря позволяет открывать новые дни только тогда, когда ближайшие заполняются. Так не возникает разрозненного календаря с дырами, и дни заполняются по порядку.

Стоит проверить и длительность услуг. В загруженные дни важна каждая минута, а услуга, для которой указано слишком много времени, оставляет маленькие промежутки, на которые никто не может записаться.

Лист ожидания на полностью занятые дни

Даже при самом хорошем планировании день накануне праздника заполнится. Вопрос в том, что происходит с клиентами, которым не хватило места. Вместо того чтобы звонить снова и снова, они могут встать в лист ожидания на занятый день или на день, который ещё не открыт для записи.

Когда кто-то отменяет — а отмены перед праздником случаются, — освободившееся место автоматически предлагается листу ожидания. Бизнес выбирает: дать приоритет первому в списке или отправить сообщение всем сразу, и тогда место получает тот, кто записался первым. В праздничный период, когда спрос высок, второй вариант заполняет место особенно быстро. Подробнее — в руководстве про умный лист ожидания.

Сообщить клиентам о часах работы

Актуальный календарь — только половина дела. Клиентам нужно знать, что происходит, и желательно до того, как они попробуют записаться.

• Страница бизнеса: обновить описание на странице бизнеса, указав часы работы в праздники. Когда блокировки заданы в календаре, закрытые дни к тому же просто не показываются как свободные.
• Постер в бизнесе: постер с QR-кодом, который висит в бизнесе, — повод напомнить клиентам, которые уже у вас, записаться до праздника.
• В конце каждого визита: короткая фраза вроде «перед праздником календарь заполняется быстро, лучше записаться уже сейчас» делает очень много.
• Ссылка на страницу бизнеса: поделиться ссылкой на бизнес в соцсетях с сообщением об открытии записи на праздники.

Чек-лист к осенним праздникам

1. Определить, какие дни закрыты, сокращены или обычные.
2. Синхронизировать праздники с календарём, по одному.
3. Отметить отпуска сотрудников в личном календаре каждого.
4. Проверить, что на закрытые дни нет существующих записей.
5. Увеличить горизонт записи или включить постепенное открытие.
6. Убедиться, что лист ожидания включён.
7. Обновить страницу бизнеса и сообщить клиентам.

Итоги

Запись клиентов в праздники — это прежде всего вопрос времени. Бизнес, который готовит календарь за несколько недель, синхронизирует праздники, ставит блокировки для команды, вовремя открывает загруженные дни и включает лист ожидания, входит в осенние праздники спокойно и организованно, а выходит из них с заполненным календарём и довольными клиентами.

Хотите войти в праздники с упорядоченным календарём? Скачайте OverTor в App Store или Google Play, синхронизируйте праздники с календарём и начните принимать записи уже сегодня. Шана това — хорошего года!