ניהול תורים בחגים: להכין את היומן לחגי תשרי

חגי תשרי הם התקופה העמוסה והמבלבלת ביותר בשנה עבור עסקים שעובדים עם תורים. בתוך כמה שבועות מתרכזים ראש השנה, יום כיפור וסוכות, עם ערבי חג, חול המועד וימים שבהם חצי מהלקוחות רוצים להגיע "רגע לפני החג" והחצי השני בחופש. ניהול תורים בחגים בלי הכנה מוקדמת מוביל כמעט תמיד לאותה תוצאה: תורים שנקבעו ביום סגור, טלפונים בלי סוף ולקוחות מאוכזבים. במאמר הזה נבנה תוכנית עבודה מסודרת, חג אחרי חג, כדי שהיומן יעבוד בשבילכם גם בתקופה הזו.

להתחיל מוקדם: מתי להכין את היומן

הטעות הנפוצה היא להתחיל לחשוב על החגים שבוע לפני ראש השנה. בשלב הזה הלקוחות כבר קבעו תורים, חלקם בימים שבהם העסק בכלל לא יעבוד. כדאי להתחיל את ההכנה לפחות כמה שבועות לפני החג הראשון, ולענות על כמה שאלות:

• באילו ימים העסק סגור לגמרי?
• באילו ימים עובדים בשעות מקוצרות, למשל ערבי חג?
• האם כל הצוות עובד בחול המועד, או רק חלק ממנו?
• אילו ימים צפויים להיות העמוסים ביותר?

רק אחרי שהתמונה ברורה, מעבירים אותה ליומן.

סנכרון חגי ישראל ליומן, חג אחרי חג

ב-OverTor אפשר לסנכרן את חגי ישראל ישירות ליומן, חג אחרי חג. היתרון של סנכרון נפרד לכל חג הוא שלא כל עסק סוגר בכל החגים באותה צורה. מספרה יכולה לסגור בראש השנה וביום כיפור, אבל לעבוד בחול המועד סוכות. מאמן אישי אולי ירצה לעבוד גם בחלק מהימים שאחרים סוגרים.

המלצות לסנכרון:

1. לעבור על כל חג בנפרד ולהחליט אם להוסיף אותו כסגירה.
2. לשים לב לערבי חג. במקרים רבים לא סוגרים את כל היום, אלא מסיימים מוקדם. כדאי להחליט מראש עד איזו שעה עובדים בערב החג ולוודא שהיומן משקף זאת, כדי שלקוחות לא יקבעו תור לשעות שבהן העסק כבר סגור.
3. לבדוק את היומן אחרי הסנכרון ולוודא שאין תורים קיימים שנופלים על ימים סגורים. אם יש, כדאי לפנות ללקוחות האלה מוקדם ולתאם מועד חדש.

סגירות וחופשות של הצוות

חגי תשרי הם גם זמן שבו אנשי צוות לוקחים חופש. בעסק עם כמה אנשי צוות, לכל אחד יש יומן ומשמרות משלו, ולכן אפשר להגדיר סגירות ברמת איש הצוות ולא רק ברמת העסק כולו.

לדוגמה, במספרה עם שני ספרים: ספר אחד יוצא לחופשה בשבוע של סוכות, והשני עובד. במקום לסגור את כל העסק, מגדירים סגירה רק ביומן של הספר שבחופש. הלקוחות ימשיכו לראות שעות פנויות אצל הספר השני, והעסק ממשיך להכניס. לטיפים נוספים על ניהול משמרות, אפשר לקרוא את המדריך שלנו על ניהול צוות ומשמרות.

הימים העמוסים: חלון הזמנה ופתיחה מוקדמת

הימים שלפני ראש השנה ולפני סוכות הם בדרך כלל הימים המבוקשים ביותר בשנה. כולם רוצים להסתפר, לעשות ציפורניים או טיפול פנים לפני החג. כאן נכנס לתמונה חלון ההזמנה, כלומר כמה זמן מראש לקוחות יכולים לקבוע תור.

שתי גישות אפשריות:

• לפתוח את היומן מוקדם. אם חלון ההזמנה הרגיל הוא שבועיים, כדאי לשקול להאריך אותו לקראת החגים, כדי שלקוחות קבועים יוכלו לשריין את התור שלהם בזמן ולא יחפשו מקום ברגע האחרון.
• לפתוח בהדרגה לפי תפוסה. פתיחה הדרגתית של היומן לפי תפוסה מאפשרת לפתוח ימים נוספים רק כשהימים הקרובים מתמלאים. כך נמנע מצב של יומן מפוזר עם חורים, והימים מתמלאים לפי הסדר.

כדאי גם לבדוק את משכי השירותים. בימים העמוסים, כל דקה חשובה, ושירות שמוגדר לזמן ארוך מדי משאיר חורים קטנים שאף אחד לא יכול להזמין.

רשימת המתנה לימים המלאים

גם עם התכנון הטוב ביותר, יום ערב החג יתמלא. השאלה היא מה קורה עם הלקוחות שלא מצאו מקום. במקום שיתקשרו שוב ושוב, הם יכולים להצטרף לרשימת המתנה ליום המלא, או ליום שעוד לא נפתח להזמנה.

כשמישהו מבטל, והביטולים לפני החג קורים, המקום שהתפנה מוצע אוטומטית לרשימת ההמתנה. העסק בוחר אם לתת עדיפות לראשון בתור, או לשלוח הודעה לכולם בבת אחת, ומי שמזמין ראשון מקבל את המקום. בתקופת החגים, כשהביקוש גבוה, האפשרות השנייה ממלאת את המקום מהר במיוחד. להרחבה, קראו את המדריך על רשימת המתנה חכמה.

לעדכן את הלקוחות על שעות הפעילות

יומן מעודכן הוא רק חצי מהעבודה. הלקוחות צריכים לדעת מה קורה, ורצוי לפני שהם מנסים לקבוע תור.

• דף העסק: לעדכן את התיאור בדף העסק עם שעות הפעילות בחגים. כשהסגירות מוגדרות ביומן, הימים הסגורים גם פשוט לא יופיעו כפנויים.
• פוסטר בעסק: הפוסטר עם קוד ה-QR שתלוי בעסק הוא הזדמנות להזכיר ללקוחות שכבר נמצאים אצלכם לקבוע את התור לפני החג.
• בסוף כל ביקור: משפט קצר כמו "לפני החג היומן מתמלא מהר, כדאי לקבוע כבר עכשיו" עושה הרבה.
• קישור לדף העסק: לשתף את הקישור לעסק ברשתות החברתיות עם הודעה על פתיחת התורים לחגים.

צ'קליסט לחגי תשרי

1. לקבוע אילו ימים סגורים, מקוצרים או רגילים.
2. לסנכרן את החגים ליומן, חג אחרי חג.
3. להגדיר חופשות של אנשי צוות ביומן האישי של כל אחד.
4. לבדוק שאין תורים קיימים בימים סגורים.
5. להאריך את חלון ההזמנה או להפעיל פתיחה הדרגתית.
6. לוודא שרשימת ההמתנה פעילה.
7. לעדכן את דף העסק ולהודיע ללקוחות.

לסיכום

ניהול תורים בחגים הוא בעיקר עניין של תזמון. עסק שמכין את היומן כמה שבועות מראש, מסנכרן את החגים, מגדיר סגירות לצוות, פותח את הימים העמוסים בזמן ומפעיל רשימת המתנה, נכנס לחגי תשרי רגוע ומאורגן, ויוצא מהם עם יומן מלא ולקוחות מרוצים.

רוצים להיכנס לחגים עם יומן מסודר? הורידו את OverTor מה-App Store או מ-Google Play, סנכרנו את החגים ליומן והתחילו לקבל תורים כבר היום. שנה טובה!