Rendez-vous pendant les fêtes : préparer l’agenda pour les fêtes de Tichri

Les fêtes de Tichri, les fêtes juives de l’automne, sont la période la plus chargée et la plus déroutante de l’année pour les établissements qui travaillent sur rendez-vous. En quelques semaines se succèdent Roch Hachana, Yom Kippour et Souccot, avec leurs veilles de fête, Hol Hamoëd (les jours intermédiaires de Souccot) et des journées où la moitié des clients veut passer « juste avant la fête » pendant que l’autre moitié est en congé. La gestion des rendez-vous pendant les fêtes, sans préparation, mène presque toujours au même résultat : des rendez-vous pris un jour de fermeture, un téléphone qui n’arrête pas de sonner et des clients déçus. Dans cet article, nous construisons un plan de travail ordonné, fête après fête, pour que l’agenda travaille pour vous pendant cette période aussi.

Commencer tôt : quand préparer l’agenda

L’erreur courante consiste à ne penser aux fêtes qu’une semaine avant Roch Hachana. À ce stade, les clients ont déjà pris leurs rendez-vous, parfois sur des jours où l’établissement ne travaillera pas du tout. Mieux vaut commencer la préparation au moins quelques semaines avant la première fête, en répondant à quelques questions :

• Quels jours l’établissement est-il complètement fermé ?
• Quels jours travaille-t-on en horaires réduits, par exemple les veilles de fête ?
• Toute l’équipe travaille-t-elle pendant Hol Hamoëd, ou seulement une partie ?
• Quels jours s’annoncent les plus chargés ?

Une fois le tableau clair, et seulement alors, on le reporte dans l’agenda.

Synchroniser les jours fériés israéliens avec l’agenda, fête par fête

Dans OverTor, il est possible de synchroniser les jours fériés israéliens directement avec l’agenda, fête par fête. L’intérêt d’une synchronisation distincte pour chaque fête, c’est que tous les établissements ne ferment pas de la même façon à chaque fête. Un salon de coiffure peut fermer à Roch Hachana et à Yom Kippour, mais travailler pendant Hol Hamoëd de Souccot. Un coach sportif voudra peut-être travailler aussi certains jours où d’autres ferment.

Nos recommandations pour la synchronisation :

1. Passer chaque fête en revue séparément et décider s’il faut l’ajouter comme fermeture.
2. Faire attention aux veilles de fête. Bien souvent, on ne ferme pas toute la journée, on termine simplement plus tôt. Décidez à l’avance jusqu’à quelle heure vous travaillez la veille de la fête et vérifiez que l’agenda le reflète, pour que les clients ne réservent pas à des heures où l’établissement est déjà fermé.
3. Vérifier l’agenda après la synchronisation et s’assurer qu’aucun rendez-vous existant ne tombe un jour de fermeture. Si c’est le cas, contactez ces clients sans tarder pour convenir d’une nouvelle date.

Fermetures et congés de l’équipe

Les fêtes de Tichri sont aussi le moment où les membres de l’équipe prennent des congés. Dans un établissement de plusieurs personnes, chacun a son agenda et son planning : on peut donc définir des fermetures au niveau d’un membre de l’équipe, et pas seulement de l’établissement entier.

Prenons un salon de deux coiffeurs : l’un part en congé la semaine de Souccot, l’autre travaille. Au lieu de fermer tout l’établissement, on ajoute une fermeture uniquement dans l’agenda du coiffeur en congé. Les clients continuent de voir des créneaux libres chez l’autre coiffeur, et l’établissement continue de tourner. Pour d’autres conseils sur le planning, vous pouvez lire notre guide sur la gestion de l’équipe et du planning.

Les jours chargés : fenêtre de réservation et ouverture anticipée

Les jours qui précèdent Roch Hachana et Souccot sont en général les plus demandés de l’année. Tout le monde veut passer chez le coiffeur, se faire faire les ongles ou un soin du visage avant la fête. C’est ici qu’intervient la fenêtre de réservation, c’est-à-dire combien de temps à l’avance les clients peuvent prendre rendez-vous.

Deux approches sont possibles :

• Ouvrir l’agenda plus tôt. Si la fenêtre de réservation habituelle est de deux semaines, envisagez de l’allonger à l’approche des fêtes, pour que les clients fidèles puissent bloquer leur rendez-vous à temps au lieu de chercher une place à la dernière minute.
• Ouvrir progressivement selon le taux de remplissage. L’ouverture progressive de l’agenda permet de n’ouvrir de nouveaux jours que lorsque les plus proches se remplissent. On évite ainsi un agenda clairsemé et plein de trous, et les jours se remplissent dans l’ordre.

Vérifiez aussi la durée des prestations. Les jours chargés, chaque minute compte, et une prestation à la durée trop généreuse laisse de petits trous que personne ne peut réserver.

La liste d’attente pour les jours complets

Même avec la meilleure organisation, la veille de la fête sera complète. La question est de savoir ce que deviennent les clients qui n’ont pas trouvé de place. Plutôt que de rappeler encore et encore, ils peuvent s’inscrire sur la liste d’attente du jour complet, ou d’un jour qui n’est pas encore ouvert à la réservation.

Quand quelqu’un annule, et les annulations avant les fêtes existent bel et bien, la place libérée est proposée automatiquement à la liste d’attente. L’établissement choisit de donner la priorité au premier inscrit ou d’envoyer un message à tous en même temps, le premier qui réserve obtenant la place. Pendant les fêtes, quand la demande est forte, la seconde option remplit la place particulièrement vite. Pour en savoir plus, lisez le guide sur la liste d’attente intelligente.

Informer les clients des horaires d’ouverture

Un agenda à jour, ce n’est que la moitié du travail. Les clients doivent savoir ce qu’il en est, de préférence avant d’essayer de réserver.

• La page de l’établissement : mettre à jour la description avec les horaires d’ouverture pendant les fêtes. Lorsque les fermetures sont définies dans l’agenda, les jours fermés n’apparaissent de toute façon pas comme disponibles.
• L’affiche dans l’établissement : l’affiche avec le code QR est l’occasion de rappeler aux clients déjà sur place de prendre leur rendez-vous avant la fête.
• À la fin de chaque visite : une courte phrase comme « avant la fête, l’agenda se remplit vite, mieux vaut réserver dès maintenant » fait beaucoup.
• Le lien vers la page de l’établissement : partager le lien sur les réseaux sociaux avec un message annonçant l’ouverture des rendez-vous pour les fêtes.

Liste de contrôle pour les fêtes de Tichri

1. Déterminer quels jours sont fermés, en horaires réduits ou normaux.
2. Synchroniser les fêtes avec l’agenda, fête par fête.
3. Ajouter les congés des membres de l’équipe dans l’agenda de chacun.
4. Vérifier qu’aucun rendez-vous existant ne tombe un jour de fermeture.
5. Allonger la fenêtre de réservation ou activer l’ouverture progressive.
6. S’assurer que la liste d’attente est active.
7. Mettre à jour la page de l’établissement et prévenir les clients.

En résumé

La gestion des rendez-vous pendant les fêtes est avant tout une affaire de calendrier. L’établissement qui prépare son agenda quelques semaines à l’avance, synchronise les fêtes, ajoute les fermetures de l’équipe, ouvre les jours chargés à temps et active la liste d’attente aborde les fêtes de Tichri avec sérénité et méthode, et en ressort avec un agenda plein et des clients satisfaits.

Envie d’aborder les fêtes avec un agenda bien en ordre ? Téléchargez OverTor sur l’App Store ou sur Google Play, synchronisez les fêtes avec l’agenda et commencez à recevoir des rendez-vous dès aujourd’hui. Chana Tova, bonne année !