Code QR pour la prise de rendez-vous : une affiche dans l’établissement, un lien en bio

La plupart des clients sont déjà sur place, ou suivent l’établissement sur les réseaux sociaux, et pourtant ils prennent leur prochain rendez-vous par message, par téléphone ou sur un « on s’appelle ». Le code QR pour la prise de rendez-vous comble cet écart : le client pointe l’appareil photo de son téléphone, arrive directement sur la page de l’établissement, choisit une prestation et un créneau, et c’est terminé. Sans attendre de réponse, et sans que le propriétaire doive s’interrompre en plein travail pour fixer une date. Dans cet article, nous voyons où le code QR et le lien fonctionnent le mieux, comment formuler l’invitation à scanner, et ce que doit contenir la page sur laquelle le client arrive.

Pourquoi le code QR de prise de rendez-vous fonctionne

Le meilleur moment pour fixer le prochain rendez-vous, c’est quand le client est encore sur place, satisfait du résultat. C’est là que la motivation est au plus haut ; mais si réserver suppose un appel ou des allers-retours, beaucoup de clients remettent cela « à demain », et demain, c’est oublié.

Le code QR règle le problème, car :

• Il n’y a rien à taper ni à chercher. Un seul scan mène tout droit à la page de l’établissement.
• Il reste disponible même quand tout le monde est occupé. Le client réserve tout seul, même si toute l’équipe est en plein travail.
• Il fonctionne 24 h/24 et 7 j/7. Le client qui scanne l’affiche sur la porte le soir, après la fermeture, peut réserver tout de suite.

Où accrocher l’affiche dans l’établissement

Dans OverTor, on peut créer une affiche à imprimer (PDF) avec le code QR de l’établissement, et l’imprimer en plusieurs exemplaires. L’emplacement change beaucoup de choses. Voici ceux qui fonctionnent :

• Près de la caisse ou du comptoir. C’est là que l’on termine, que l’on paie et, en général, que l’on demande « c’est quand, le prochain rendez-vous ? ». Au lieu d’ouvrir l’agenda, on montre l’affiche.
• Sur le miroir ou juste à côté. Dans un salon de coiffure ou un institut de beauté, le client regarde le miroir pendant toute la prestation. Une petite affiche dans un coin est lue et relue.
• Sur la porte d’entrée ou en vitrine. Les passants, les clients qui arrivent quand c’est fermé et même ceux qui jettent juste un coup d’œil à l’intérieur : tous peuvent scanner et réserver.
• Dans l’espace d’attente. Celui qui patiente, téléphone en main, sera ravi de bloquer dès maintenant sa prochaine visite.
• Sur la carte de visite. Un code QR au dos de la carte transforme un bout de carton en accès direct à la prise de rendez-vous.

Un petit conseil : nul besoin d’une affiche géante. Mieux vaut plusieurs petites affiches aux bons endroits qu’une seule grande là où personne ne regarde.

Le lien en bio : Instagram, WhatsApp et réseaux sociaux

Tous les nouveaux clients n’arrivent pas par la porte. Beaucoup viennent d’Instagram, d’une recommandation dans un groupe WhatsApp ou d’une recherche. Chaque établissement sur OverTor dispose d’un lien personnel et d’une page web à l’adresse overtor.app, à placer partout où les clients croisent l’établissement :

• Dans la bio Instagram, avec une invitation claire comme « Prendre rendez-vous » au-dessus du lien.
• Dans le profil WhatsApp Business et dans les réponses rapides, pour que chaque « vous avez un rendez-vous ? » reçoive un lien plutôt qu’un long échange.
• Dans les stories et les publications, par exemple à l’ouverture des rendez-vous du mois suivant ou avant les fêtes.
• Dans la signature des e-mails et sur Google, si l’établissement y a une fiche.

Quand les clients ont l’habitude de recevoir un lien, ils cessent de demander « tu as de la place quand ? » et se mettent simplement à vérifier. Les propriétaires de salons de coiffure trouveront d’autres idées dans l’article sur l’application de prise de rendez-vous pour salon de coiffure.

Ce que voit le client après le scan

Le code QR n’est que la porte. Ce qui décide si le client réserve vraiment, c’est la page sur laquelle il arrive. Dans OverTor, la page de l’établissement est à ses couleurs, avec logo, photo de couverture et couleur de l’établissement, et comprend :

• Les prestations avec photos, prix et durées, pour que le client sache exactement ce qu’il réserve.
• Le choix du membre de l’équipe, pour ceux qui tiennent à leur coiffeuse ou à leur praticien habituels.
• Une galerie de réalisations et des produits, qui aident un nouveau client à se décider.
• Les avis des clients, que le propriétaire valide avant qu’ils ne s’affichent.

Le client se connecte en un geste avec Apple ou Google, choisit une prestation (ou plusieurs dans un même rendez-vous), un membre de l’équipe, une date et une heure, puis confirme. Comme la prise de rendez-vous exige d’autoriser les notifications, les rappels avant le rendez-vous lui parviennent automatiquement.

Comment formuler l’invitation à scanner

Un code QR sans explication, c’est un carré noir et blanc que les gens ignorent. Une seule phrase courte au-dessus change tout. Quelques exemples :

• « Pour prendre rendez-vous : scannez avec l’appareil photo »
• « Votre prochain rendez-vous est à un scan d’ici »
• « C’est fermé ? Prenez rendez-vous maintenant, 24 h/24 et 7 j/7 »

Veillez aussi à la cohérence : la même phrase, la même couleur et le même emplacement sur toutes les affiches de l’établissement, pour que les clients les reconnaissent d’un coup d’œil. Et au-delà de l’affiche, il faut aussi le dire de vive voix. En fin de prestation, une phrase comme « vous pouvez réserver la prochaine fois en scannant l’affiche » habitue les clients très vite.

Les erreurs courantes à éviter

• Une affiche dans un endroit sombre ou trop en hauteur. Le code doit être à hauteur des yeux et bien éclairé.
• Un code trop petit. Surtout sur la porte, où on le scanne à quelques pas de distance.
• Un agenda qui n’est pas à jour. Si le client scanne et ne trouve aucun créneau libre, ou trouve des créneaux qui ne sont en réalité pas disponibles, la confiance en prend un coup. Pensez à définir le planning, les fermetures pour les fêtes et les congés, et une fenêtre de réservation adaptée.
• Un lien qui disparaît. Un lien présent dans la bio, puis remplacé par une offre temporaire, laisse les clients sans moyen de réserver.

En résumé

Le code QR pour la prise de rendez-vous et le lien en bio sont les deux outils les plus simples pour transformer des clients de passage en clients qui réservent tout seuls. Une affiche près de la caisse, sur le miroir et sur la porte, un code QR sur la carte de visite, un lien vers la page de l’établissement sur Instagram et WhatsApp : tous mènent à la même page aux couleurs de l’établissement, où l’on prend rendez-vous en quelques gestes.

Envie d’une affiche avec code QR prête à imprimer et d’une page à vous sur overtor.app ? Vous pouvez télécharger OverTor sur l’App Store ou sur Google Play, créer un établissement avec l’essai gratuit et accrocher l’affiche dès aujourd’hui.